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¿Qué es BPM y para qué sirve?

El mercado está cambiando constantemente y las empresas cada vez tienen más presión en cuanto a su capacidad de reacción.

En este contexto es donde está presente BPM como disciplina de gestión por procesos; BPM es una disciplina relacionada con modelado, automatización, ejecución, control, medición y optimización de los flujos de actividades de negocio para conseguir los objetivos de la empresa, involucrando sistemas,  empleados, clientes y socios dentro y fuera de los límites de la empresa.

Uso de BPM en las empresas

Con esta práctica las empresas intentan introducir la gestión por procesos como una práctica que les permita una mejora continua y poder así, cumplir con las exigencias del negocio y de sus clientes.

Los objetivos del BPM son:

  • Lograr o mejorar la agilidad de negocio: Dar mayor capacidad a una organización para adaptarse a los cambios del entorno a través de los cambios en sus procesos integrados.
  • Conseguir mayor eficacia: Mejorar la capacidad de una organización para lograr los objetivos estratégicos o de negocio.
  • Mejorar los niveles de eficiencia: Aumentar el grado de productividad en cuanto a calidad, costos y tiempos.

¿Qué es BPMN y en qué consiste?

El Business Process Model and Notation (BPMN) es una notación gráfica estandarizada diseñada para representar la secuencia de actividades que conforman los procesos de negocio de una organización y los mensajes que fluyen entre los participantes y cada una de las actividades.  Esta representación, basada en la técnica de “Flow Chart” permite generar un Diagrama de Procesos de Negocio (Business Process Diagram, BPD) el cual es utilizado como referencia única en la práctica de BPM.

BPMN proporciona un lenguaje común para el personal del negocio y el personal técnico y de esta forma, las partes involucradas pueden comunicar los procesos de forma clara, completa y eficiente.

                                       Caso de éxito: “Consultoría en Procesos de Negocios Maquinaria y Generadores”

¿Para qué se usa BPMN, cuáles son sus ventajas y por qué es importante modelar con BPMN?

Modelar con BPMN ofrece una serie de ventajas que lo hacen imprescindible en la práctica de la disciplina BPM, entre las que encontramos:

  • Es un estándar internacional de modelado de procesos aceptado por la comunidad.
  • Es independiente de cualquier metodología de modelado de procesos.
  • Crea un puente estandarizado para disminuir la brecha entre los procesos de negocio y la implementación de estos.
  • Permite modelar los procesos de una manera unificada y estandarizada facilitando su entendimiento a todas las personas de una organización.
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¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital ocurre cuando las organizaciones incorporan tecnologías digitales en todas sus operaciones.

Esto ayuda a las empresas a escalar y competir respondiendo a mercados cambiantes y prestando un mejor servicio a sus clientes

La transformación digital implica integrar tecnologías y soluciones digitales en todas las áreas de un negocio. Este es tanto un cambio cultural como tecnológico, ya que requiere que las organizaciones hagan cambios fundamentales en la forma en que operan y en el modo en que brindan experiencias y beneficios al cliente. Las soluciones digitales también ayudan a aumentar la fuerza laboral y pueden conducir a la transformación de los procesos de negocio y del modelo de negocios.

A medida que avanzamos en la década de 2020, se ha hecho cada vez más evidente que si las empresas quieren crecer y competir, deben tomar medidas para ser más resilientes, competitivas, y con capacidad de respuesta. Las empresas deben desarrollar y transformar su entorno digital –empezando por las materias primas y los primeros niveles de la cadena de suministro, hasta cumplir con las cambiantes demandas del cliente por un servicio y cumplimiento más personalizados, y para modernizar e innovar los modelos de negocio tradicionales–.

En su última encuesta a ejecutivos de negocios senior, McKinsey concluyó que desde la pandemia hay un palpable sentido de urgencia entre los líderes de negocio para digitalizar y modernizar sus procesos y sistemas heredados. Según la encuesta, muchos encuestados reconocen que los modelos de negocio de sus empresas han quedado obsoletos. Solo el 11% cree que sus modelos de negocio actuales serán económicamente viables en el 2023, mientras que otro 64% dice que sus empresas necesitan construir nuevos negocios digitales que las ayuden a lograrlo.

Para los negocios de hoy, ya no se trata de si necesitan digitalización para competir en el clima de negocio actual, sino cuán pronto pueden comenzar su recorrido de transformación digital.

Innovación del negocio y tres facetas de la transformación digital

Los negocios de hoy están en un momento de una competencia y una demanda del cliente rápidamente crecientes. Un objetivo importante de las iniciativas de transformación digital es ayudar a los líderes y equipos de negocios a optimizar sus operaciones y hacerlas más competitivas. Las nuevas tecnologías (analizadas más abajo) juegan un rol central en el impulso a la transformación, pero también lo hacen los procesos y modelos de negocio, la cultura organizacional, y la receptividad de la transformación.

Cualquier plan de transformación debe analizar estas tres áreas:

  • Transformación de procesos de negocios: esto implica cambiar y adaptar los procesos y flujos de trabajo centrales –que suelen ser de larga data– a fin de cumplir con cambiantes objetivos de negocio, competidores y demandas del cliente, a menudo a través de la automatización de procesos. A pesar de que los términos a menudo se usan indistintamente, la transformación digital es un subconjunto de la transformación del negocio –construye un marco tecnológico conectado que subyace y brinda soporte a los cambios en los procesos–.La evidencia de la transformación de los procesos de negocio de punta a punta dentro de las operaciones de negocio se puede ver gracias a las mejoras en la gestión del flujo de trabajo. Por ejemplo, implementando un sistema digitalizado basado en la nube para gestión de la cadena de suministro, las empresas pueden reducir el tiempo de inactividad, optimizar la producción, y aumentar la rentabilidad.

 

  • Transformación del modelo de negocios: la transformación de los procesos de negocio se enfoca en los flujos de trabajo y las áreas del negocio relacionadas con tareas, mientras que la transformación del modelo de negocios tiene como objetivo los componentes básicos de cómo se brinda valor en una industria específica. En esencia, las empresas están usando la transformación digital para cambiar los modelos de negocio tradicionales.En la industria automotriz, las tecnologías digitales brindan la capacidad de centralizar y automatizar modelos de negocio y procesos de facturación basados en la suscripción. Junto con las cambiantes demandas del cliente y un cambio cultural general, la compra tradicional de automóviles se está transformando con modelos basados en la suscripción.

 

  • Transformación organizacional y cultural: una transformación digital exitosa debe alinearse con la cultura y valores de la organización. Una pérdida interna de fe en la cultura corporativa puede afectar la productividad, iniciativa y bienestar de la fuerza laboral. La adopción lenta o pesimista de nuevas tecnologías digitales puede llevar a objetivos no alcanzados y conducir a una pérdida de competitividad, ingresos, y valor de marca.La transformación organizacional se logra mejor a través de la colaboración y de charlas abiertas de arriba hacia abajo –sobre cómo impactará esta transformación digital en los roles y flujos de trabajo, y por qué los equipos de liderazgo sienten que a largo plazo valdrá la pena el riesgo y esfuerzo–.

 

Las cambiantes preferencias del cliente, entre ellas el decreciente interés por poseer productos físicos, han acelerado el cambio hacia ofertas basadas en suscripción más allá del software y el servicio digital.
Boston Consulting Group 2021

 

La transformación digital es un componente clave de una estrategia de transformación de negocios general y, si bien no es el único factor, es crítica para el éxito o el fracaso de cualquier iniciativa de transformación. Las tecnologías adecuadas –junto con personas, procesos y operaciones– les dan a las organizaciones la capacidad de adaptarse rápido a la disrupción y/o las oportunidades, cumplir con las nuevas y cambiantes necesidades del cliente, e impulsar el futuro crecimiento e innovación, a menudo de maneras inesperadas.
En la primera de las cuatro Revoluciones Industriales, el poder del vapor fue la tecnología disruptiva que cambió el mundo. En la segunda, fue la línea de montaje; en la tercera, fue la computadora. Hoy, estamos en la Cuarta Revolución Industrial, y es digital. Las tecnologías digitales inteligentes como inteligencia artificial (IA), machine learning, redes de internet de las cosas (IoT), analíticas avanzadas y robótica tienen el poder de reinventar el modo en que trabajamos y hacemos negocios –y el modo en que las empresas interactúan con sus clientes y el mundo–.
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Scrum: Una mejor manera de construir productos

Scrum es un proceso de gestión que reduce la complejidad en el desarrollo de productos para satisfacer las necesidades de los clientes. En el cual, se aplican de manera regular un “conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto”. Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos altamente productivos.

Scrum es un modelo de referencia que define un conjunto de prácticas y roles, y que puede tomarse como punto de partida para definir el proceso de desarrollo que se ejecutará durante un proyecto.

Scrum no es un acrónimo, es un nombre propio. Es una implementación del agile manifesto (2001), no parte de él.

Surge ante la necesidad de desarrollar proyectos en un breve periodo de tiempo, optimizando al máximo los recursos y generando el mayor valor de inversión.

Se caracteriza por:

  • Adoptar una estrategia de desarrollo incremental, en lugar de la planificación y ejecución completa del producto.
  • Basar la calidad del resultado más en el conocimiento tácito de las personas en equipos auto organizados, que en la calidad de los procesos empleados.
  • Solapamiento de las diferentes fases del desarrollo, en lugar de realizar una tras otra en un ciclo secuencial o en cascada.

Scrum está indicado para proyectos en entornos complejos:

  • Cuando se busca obtener resultados pronto
  • Los requisitos son cambiantes o poco definidos
  • Se precisa de innovación, competitividad, flexibilidad, productividad

Se utiliza cuando:

  • No se está entregando al cliente lo que busca
  • Las entregas tardan demasiado y los costes se disparan
  • La calidad no es aceptable
  • Se requiere capacidad de reacción ante la competencia
  • La moral de los equipos es baja y la rotación alta
  • Es necesario identificar y solucionar ineficiencias sistemáticamente
  • Se desea trabajar utilizando un proceso especializado en el desarrollo del producto

Su nombre proviene de una formación de Rugby, ya que en analogía, todos los componentes de un equipo actúan unitariamente para construir software de forma iterativa e incremental.

Scrum

Scrum mucho más que Roles, Eventos y Artefactos.

Cuando se trata de representar Scrum en muchas ocasiones se usan algunas imágenes que muestran los roles, eventos y artefactos para definir Scrum. Si solo se usan estos elementos o se define Scrum en base a estos elementos se puede estar fomentando un enfoque mecánico de Scrum o un Scrum flácido que finalmente no es Scrum. Estos tres elementos de Scrum son solo una parte de la historia.

Roles de Scrum

Un equipo Scrum se compone por 3 roles fundamentales: el Product Owner, el Scrum Master y el Equipo de desarrollo (3 a 9 miembros).

  • Product Owner: Optimiza el valor del producto y gestiona el Product Backlog.
  • Equipo de desarrollo: Crea incrementos terminados; se gestiona a sí mismo.
  • Scrum Master: Gestiona el proceso Scrum y Elimina impedimentos.

El Product Owner gestiona el todo el flujo de valor del producto, a través del Product Backlog, así como todo lo relacionado con informes, presupuestos y relación con las partes interesadas en el producto (Stakeholders). Es el encargado de establecer las prioridades y es el representante del negocio.

El Scrum Master se asegura de que se lleve el proceso Scrum correctamente y de facilitar la ejecución eliminando impedimentos.

El equipo de desarrollo se encarga de crear un incremento terminado a partir de los Product Backlog items seleccionados durante el Sprint Planning. El aspecto mas importante del equipo de desarrollo es que se auto-organiza y se auto-gestiona.

Artefactos en Scrum

En Scrum existen 3 artefactos que se refieren a elementos físicos que se producen como resultado de la aplicación de Scrum. Éstos son:

  • El Product Backlog.- Requerimientos, casos de uso, tareas, dependencias. Es la fuente principal de información sobre el producto, es el resultado del trabajo del Product Owner con los distintos Stakeholders y contiene cualquier tipo de tarea en cualquier formato y su única condición es que esté priorizado con aquellos items que tienen más valor en ese momento.
  • El Sprint Backlog.- Es un elemento para visualizar el trabajo del Sprint y está gestionado por el equipo de desarrollo, quien se encarga de mantenerlo actualizado y transparente durante toda la iteración, especialmente a través de los daily Scrums. Permite analizar hasta donde se ha cumplido el objetivo en cada Sprint y que se podría eliminar.
  • El Incremento.- Es la suma de todas las tareas, casos de uso, user stories y cualquier elemento que se haya desarrollado durante el Sprint y que será puesto a disposición del usuario final en forma de software al final del mismo. De esta forma se construye software de manera iterativa e incremental.

Eventos y reuniones Scrum (ceremonias)

Existen 5 eventos para cumplir con el control empírico de procesos:

  • Sprint.- Es continuo, es decir, su duración no cambia (iteración definida) y nos permite reducir complejidad y comparar resultados a lo largo de diferentes Sprints. Es un evento que contiene a todos los demás eventos en Scrum y tiene una duración de 30 días o menos (2 semanas promedio).
  • Sprint planning.- Reunión que se realiza al comienzo de cada Sprint donde participa el equipo Scrum completo; sirve para inspeccionar el product backlog y que el equipo de desarrollo seleccione los Product Backlog Items en los que va a trabajar.
    Se divide en 2 partes, en la primera se define el qué? y en la segunda el cómo?. Puede durar hasta 8 horas para sprints de 30 días y se realiza al comienzo del sprint.
  • Daily Scrum.- Reunión diaria de planificación de 15 minutos en la que participa el equipo de desarrollo exclusivamente. Durante éste se inspecciona el Product Backlog, y se discuten los impedimentos y el progreso.
    En cada reunión cada miembro se hace 3 preguntas:

1.- ¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización para ayudar al equipo a cumplir su objetivo?

2.- ¿Qué voy a hacer a partir de este momento para ayudar al equipo a cumplir su objetivo?

3.- ¿Qué impedimentos tengo o voy a tener que nos impidan conseguir nuestro objetivo?

  • Sprint Review.- Marca la finalización de un Sprint. En este evento se revisará el incremento terminado, se mostrará el software funcionando en producción y los stakeholders tendrán la oportunidad de hacer cuantas preguntas consideren necesarias. El equipo de desarrollo comenta qué ha ocurrido durante el Sprint, los problemas que se han encontrado, así como soluciones las tomadas, y actualizan a los stakeholders con la situación del equipo.
    Se involucra a todo el equipo y tiene una duración de 4 horas para un Sprint de 4 semanas.
  • Restrospectiva del Sprint.- Ocurre al final del Sprint, justo después del Sprint Review. Su objetivo es reflexionar sobre el último Sprint e identificar posibles mejoras para el próximo. Aquí se analiza qué ha ido bien durante el Sprint, qué ha fallado y qué se puede mejorar.
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